Capitolo 4

Un caso lavorato: governare gli strumenti AI in un’organizzazione

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Un solo caso, seguito dall’inizio: come governare gli strumenti AI usati dalle diverse funzioni di un’organizzazione senza costruire un apparato più grande dell’organizzazione stessa.

Il punto di partenza

Diverse funzioni usavano già strumenti con componenti AI. Nessuno li aveva elencati insieme e nessuno sapeva dire con certezza quali dati entrassero in ciascuno. Con l’AI Act in vigore e con clienti che iniziavano a chiedere come l’organizzazione governasse l’AI, serviva un quadro unico.

La scelta: partire dai processi, non da una piattaforma

Il primo istinto è cercare una piattaforma dedicata alla governance AI. Alla prova dei fatti, il problema non era lo strumento in cui archiviare le informazioni, ma la qualità delle informazioni stesse: nessuno le aveva ancora raccolte in modo affidabile.

Si è scelto quindi di partire da una procedura leggera, appoggiata a una matrice di governo. Una piattaforma si può adottare in seguito, quando i processi sono chiari. Un processo confuso, messo dentro una piattaforma, resta confuso e costa di più.

Come funziona la procedura

1. Censimento tramite i responsabili di funzione. Non si chiede agli utenti cosa usano. Si chiede a chi risponde di ogni funzione di dichiarare quali strumenti AI usa il suo team e per quali attività.
2. Classificazione in base all’uso. Ogni uso viene confrontato con le categorie dell’Allegato III dell’AI Act. Conta cosa fa lo strumento nel processo, non come si chiama.
3. Regola d’uso interna. Una regola breve su cosa si può fare, con quali dati e con quali verifiche umane, pensata perché chiunque la ricordi.

Cosa se ne ricava

• Prima di scegliere uno strumento, conviene verificare se i dati su cui lavorerà esistono già.
• Passare dai responsabili di funzione dà informazioni più veritiere di un questionario inviato a tutti.
• Una regola d’uso corta viene applicata. Una lunga viene archiviata.