Capitolo 2
I cinque problemi
Per ognuno di questi problemi l’AI sembra la risposta ovvia. Per ognuno c’è un punto in cui da sola non basta, ed è lì che si decide se il lavoro regge.
- 1Troppe norme, una sola persona
- 2Registri che non sono vivi
- 3Fornitori e clienti, in entrambe le direzioni
- 4L’AI già in azienda, senza passare da te
- 5Riportare al board
1. Troppe norme, una sola persona
La stessa domanda operativa, per esempio come gestire un incidente di sicurezza, ha risposte in più norme, con scadenze di notifica diverse, soggetti diversi e criteri di gravità che non coincidono. Chi copre tutto da solo passa il tempo a tradurre una norma nell’altra.
Riassume bene ogni testo, confronta versioni e propone collegamenti tra obblighi simili.
Non sa quale obbligo prevale nel tuo caso, né se una norma locale o recente è stata applicata correttamente.
Una mappa unica obblighi, controlli ed evidenze, costruita da te. L’AI la usa come indice per cercare e confrontare, non come fonte da cui trarre l’applicabilità.
2. Registri che non sono vivi
Registro dei trattamenti, dichiarazione di applicabilità, inventari degli asset: spesso vengono compilati con cura una volta e aggiornati solo prima di un audit. Nel frattempo l’azienda è cambiata.
Compila in pochi minuti un registro dall’aspetto credibile, a partire da documenti e descrizioni.
Un registro plausibile non è un registro vero. L’AI non sa cosa succede davvero nel reparto e riempie i vuoti con ciò che sembra normale.
Ogni voce ha un responsabile di funzione e un evento che la fa riaprire, come un nuovo fornitore o un nuovo strumento. L’AI prepara la bozza dell’aggiornamento e il responsabile la conferma.
3. Fornitori e clienti, in entrambe le direzioni
Da una parte devi negoziare DPA, governare le catene di sub-responsabili e rispondere a questionari di sicurezza. Dall’altra sei tu il fornitore che riceve le stesse richieste dai clienti. Il carico si moltiplica con il numero di controparti.
Legge un contratto in fretta, evidenzia le clausole critiche, le confronta con il tuo template e prepara una prima risposta a un questionario.
Una clausola ha effetti sul resto del contratto e sulla catena a valle. L’AI tende a leggere la clausola e a perdere il sistema.
Un template di riferimento, un confronto clausola per clausola e una regola netta: la posizione negoziale la sceglie una persona, che sa cosa l’azienda può davvero garantire.
4. L’AI già in azienda, senza passare da te
Funzioni diverse hanno già adottato assistenti, plugin e strumenti con funzioni AI, spesso con account personali. Non puoi classificare né regolare ciò che non vedi.
Può aiutarti a preparare questionari di censimento e a fare una prima lettura delle schede degli strumenti.
Non può sapere cosa usa davvero un reparto. La classificazione rispetto all’AI Act dipende dall’uso concreto, non dal nome dello strumento.
Censire attraverso i responsabili di funzione, classificare in base all’uso e dare una regola d’uso semplice, che le persone possano ricordare senza consultare un manuale.
5. Riportare al board
Hai centinaia di controlli e il vertice vuole sapere in due pagine cosa conta. Il rischio è consegnare molti numeri senza una priorità, o una sintesi elegante che nasconde le lacune.
Impagina, sintetizza, propone una struttura chiara e traduce il linguaggio tecnico in linguaggio di business.
Produce sintesi convincenti di dati incompleti, senza segnalare cosa manca.
Pochi indicatori scelti da te, ognuno con fonte, data e limite dichiarati, e una sezione fissa su cosa il vertice deve decidere.
Da dove cominciare?
Il corso introduttivo all’AI Act è in preparazione: dura circa mezz’ora e ti dice se ti riguarda e quali sono i primi passi. Iscriviti alla lista d’attesa per sapere quando apre.